Le client et le contexte
L’Agence Française de Développement (AFD) s’appuie sur un réseau de plus de 80 agences dans le monde, regroupées en directions régionales, couvrant environ 1 000 postes au total.
Chaque année, la direction qui a la charge de ce réseau prépare son budget par une campagne budgétaire. Les directeurs d’agence vérifient la liste de leurs postes et annoncent les changements attendus d’ici la fin de l’année. Les directeurs régionaux expriment leurs besoins pour l’année suivante, en postes à créer, à supprimer ou à transformer. La direction consolide ces demandes, arbitre, puis notifie à chaque région le nombre de postes dont elle disposera.
Sur ce projet, on travaille avec Moonday Consulting, le cabinet de conseil qui pilote la mission auprès de l’AFD.
Le problème
Jusqu’en 2023, une seule personne tenait la base de postes du réseau dans un fichier Excel. Elle saisissait les mises à jour, fournissait les chiffres à ceux qui les demandaient et animait la campagne. Chaque été, elle envoyait des fichiers Excel aux agences pour la collecte, puis les consolidait à la main. La direction voyait dans cette organisation un goulot d’étranglement et un risque de perdre l’information.
Le fichier lui-même posait problème. Il contenait une ligne par personne, sans identifiant de poste, et chaque mise à jour remplaçait la valeur précédente. L’historique d’un poste était donc perdu, et le nombre de personnes par agence n’était pas connu de façon sûre.
L’AFD voulait que chaque agence mette à jour ses propres postes et déclare ses besoins dans un outil commun, à temps pour la campagne de l’été 2023.
Ce qu’on a fait
On a développé une application Shiny, hébergée sur l’infrastructure de l’AFD. La première version a été livrée sept semaines après la commande, dix jours avant l’ouverture de la campagne.
Chacun y trouve son périmètre. Le directeur d’agence voit ses postes, avec la personne en place, le type de contrat et les dates d’entrée et de sortie, et il peut corriger une erreur ou déclarer une évolution, par exemple un départ ou un changement de type de contrat. Le directeur régional voit toutes ses agences et saisit ses besoins pour l’année suivante. L’administrateur voit l’ensemble du réseau et accepte ou refuse les demandes.
Captures réalisées sur des données fictives.
Deux choix expliquent le résultat.
Une base construite autour du poste. La première version enregistrait trois états du réseau, un par étape de la campagne. Ce modèle a atteint sa limite l’année suivante, quand l’AFD a demandé des accès différents pour les agences, les directions régionales, les départements géographiques et l’administrateur. On a alors reconstruit l’application autour d’une base où chaque poste porte un identifiant et où chaque changement ajoute une ligne à son historique. L’application en tire trois vues du même réseau, avant la campagne, après la campagne et pour l’année suivante.
Une validation réservée aux évolutions de poste. Toutes les saisies n’ont pas besoin d’être validées, et l’application sépare la correction de l’évolution. Une correction porte sur le nom, le matricule ou les dates de la personne en place : elle modifie la ligne et s’enregistre tout de suite. Une évolution ajoute une ligne à l’historique et, quand elle touche le poste lui-même, par son type de contrat, sa localisation, sa création ou sa suppression, elle attend la décision de l’administrateur. Celui-ci ne reçoit ainsi que les demandes qui modifient la structure du réseau.
Les résultats
Depuis la première campagne, les agences saisissent elles-mêmes dans l’application pendant la campagne et ne s’échangent plus de fichiers Excel, et chaque poste du réseau a un identifiant et un historique.
L’application a porté quatre campagnes, de 2023 à 2026, et une centaine de directeurs d’agence, de directeurs régionaux et de directeurs de département géographique l’utilisent.
L’administrateur a lui aussi gagné en autonomie. Il ouvre et ferme la campagne, crée ou supprime un poste, ajoute une localisation et télécharge ses exports Excel depuis l’application, alors que ces opérations passaient d’abord par nous.
Vous avez une base tenue par une seule personne dans un fichier Excel, que plusieurs équipes devraient alimenter ? Écrivez-nous.
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